Als werkgever kom je er niet onderuit dat er soms vergaderd moet worden. Vergaderen is natuurlijk niemands hobby, maar met de juiste voorbereidingen, zoals de zoektocht naar zaalverhuur vergaderingen en een creatieve insteek kan een vergadering ontzettend veel opleveren. Wil jij vergaderingen die leiden tot innovatie in plaats van dat je werknemers vooral chagrijnig naar de klok kijken? In dit artikel delen we vier tips voor een interessante en actieve vergadering.
Zorg voor je werknemers
Om de vergadering op een positieve noot te kunnen starten is het zaak dat je jezelf als goede gastheer of gastvrouw opstelt. Huur een mooie vergaderlocatie, bijvoorbeeld op ruwenberg.nl en ontvang je gasten met een lekker drankje of fijne lunch. Las bij langdurige vergaderingen regelmatig een korte pauze waarin iedereen voorzien kan worden van wat te eten of drinken en de gelegenheid heeft om even de benen te strekken.
Structuur en rolverdeling
Een vergadering duurt bij voorkeur niet langer dan strikt noodzakelijk. Langdradige vergaderingen leveren echt niet meer resultaat dan korte, praktische vergaderingen. Stel bij aanvang het doel van deze vergadering helder en werk de punten systematisch af. Wees streng op het gebruik van een voorzitter. Het is echt alleen de bedoeling dat men het woord neemt wanneer deze persoon is aangewezen door de voorzitter. Zo voorkom je dat er een kakofonie ontstaat die afleidt van het werkelijke doel van de vergadering.
Kleine groepjes
Zeker wanneer je met grote groepen aan de slag bent kan het handig zijn om deze groepen voor korte brainstormsessies op te delen in kleine groepjes. Zo kan iedereen zijn zegje doen. De resultaten van deze brainstormsessie kunnen achteraf door ieder groepje apart plenair getoond worden. De ideale manier om snel, actief en effectief iedereen inspraak te geven in de behandelde vraagstukken en eventuele beslissingen.
Geen rondvraag
Hoewel je wellicht een democratisch stelsel wilt hanteren waarin iedere stem telt, kan het een goed idee zijn om de algemene rondvraag bij de vergadering af te schaffen. Deze kosten bijzonder veel tijd en leiden negen van de tien keer ook af van de thematieken die je echt wil bespreken. Bovendien wordt er vaak tachtig keer hetzelfde gezegd. Kondig het onderwerp van de vergadering op voorhand aan via de mail en vertel erbij dat iedereen die iets wil zeggen daar aan het begin en aan het einde van de vergadering daar de gelegenheid toe krijgt.
