Stel je een takenlijst voor die niet alleen goed georganiseerd is, maar ook nog eens echt wordt afgevinkt. Het effectief omgaan met je zakelijke to-do lijstje kan het verschil betekenen tussen een productieve dag en een dag waarop je het gevoel hebt dat je geleefd wordt. Maar hoe zorg je ervoor dat je takenlijst zowel realistisch als uitvoerbaar is?
Begin met het eind in gedachten
Een effectieve to-do lijst begint bij het stellen van duidelijke, haalbare doelen. Maak je takenlijst niet alleen een opsomming van taken, maar denk ook na over het grotere geheel. Maak een strategisch plan om je doelen te bereiken. Elk item op je lijstje moet bijdragen aan een groter doel. Is elke taak relevant en noodzakelijk? Zo niet, schrap het dan van je lijst of schuif de taak door aan een collega voor wie de taak wel relevant is.
Realistisch blijven
Een veelvoorkomend probleem met to-do lijstjes is dat ze te ambitieus zijn. Het is slim om realistisch te zijn over wat je kunt bereiken binnen een bepaalde tijd. Dit betekent dat je prioriteiten moet stellen en misschien zelfs sommige taken (gepland) moet uitstellen. Als je je lijst realistisch houdt, vergroot je de kans dat je alle taken daadwerkelijk uitvoert. Hierdoor sluit je jouw werkdag een stuk positiever af.
Maak het uitvoerbaar en specifiek
Zorg ervoor dat elke taak op je lijstje duidelijk en specifiek is. In plaats van “rapport afmaken”, schrijf je “conclusie voor het rapport schrijven en controleren op spelfouten”. Dit maakt het gemakkelijker om te starten en de taak daadwerkelijk af te ronden. Ook bij zeer grote projecten werkt dit handig; bedenk wat de eerste concrete taak is die je voor het project uit moet voeren en schrijf alleen die taak op je to-do lijst. Wanneer deze taak is afgerond schrijf je de volgende concrete taak op.
Feedback
Een andere belangrijke factor is feedback. Bezoek websites zoals feedbackgeven.nl om te leren hoe je effectieve feedback kunt geven en ontvangen. Dit kan je helpen om je aanpak te verfijnen en je to-do lijstje nog effectiever te maken. Het leert je eerlijker te zijn naar jezelf toe, maar het voorkomt ook dat je onnodig veel tijd moet steken in het verbeteren van werk van collega’s.
Blijf leren en aanpassen
Het maken van een effectieve to-do lijst een continu leerproces is. Wat vandaag werkt, werkt misschien morgen niet. Blijf flexibel en pas je aanpak aan wanneer nodig. Voor meer tips over effectief time management, volg de tips van expert Björn Deusings via LinkedIn.
